宁波市自然资源和规划局海曙分局现计划对局内2023年度库存档案数字化，依据招标采购管理相关制度规定，现决定面向有丰富档案数字化经验、专业技术过硬的公司进行公开招投标，现就相关事项告知如下。

一、采购项目：宁波市自然资源和规划局海曙分局2023年度库存档案数字化项目。

二、采购资金及方式

（一）最高限价：预算金额￥28万元，本次数字化档案包括行政审批类、空间规划类、法规类、土地利用类、地质矿产等类别，档案数量预计约2300卷，周期为1年。综合报价超过最高限价的报价为无效投标，服务类容报价超过限价的报价为无效投标。

（二）采购方式：宁波市自然资源和规划局海曙分局自行组织采购。

三、采购项目内容及要求

（一）采购项目内容主要包括：库存档案包括行政审批类、空间规划类、法规类、土地利用类、地质矿产类等，预计共2300卷。加工服务内容主要为整理、扫描、录入卷内和案卷、装订入盒入库上架等工作，合成pdf文件，生成双层 pdf 文件、协助市、区档案管理系统的数据入库挂接等工作。结算以实际数量结算，最后成果以我局档案室验收合格为准。

内容明细

（二）总体要求

供应商应严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全保密，确保各环节工作符合档案行业标准的要求，并建立完整、规范的工作记录。

严格遵守《中华人民共和国档案法》和国家、省、宁波市自然资源和规划局的有关档案安全监管规定。档案扫描工作必须在指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。

四、相关文件、规范和标准

在整体档案数字化加工过程中应严格执行以下规范和标准：

在整体档案数字化加工过程中应严格执行包括但不限于以下规范和标准（国家、行业及地方有最新、最高标准时，按最新最高执行）：

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国保守国家秘密法》

《档案著录规则DA/T 18-1999》

《纸质档案数字化规范》DA/T 31-2017

《电子文件管理系统通用功能要求》GBT 29194-2012

《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002

《宁波市纸质档案数字化规则》

《宁波市纸质档案数字化加工操作规程》

《宁波市自然资源和规划局纸质档案数字化操作规范》[2019]358号

《宁波市自然资源和规划局各类档案著录规范》[2019]358号

关于印发《宁波市自然资源和规划局档案分类、归档范围、保管期限及利用等级“四合一”表（修订）》[2021]79 号。

五、加工质量要求

严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合质量要求，建立完整、规范的工作记录。

1.调档交接

供应商应指定专人按照与宁波市自然资源和规划局海曙分局共同制定的计划分批次对需要进行数字化加工整理的档案进行调档，并与招标方指定的专人一起做好档案的清点交接工作，并做好移交记录。

2.案卷前处理

2.1档案拆卷：扫描之前，应在保证档案不受损的情况下，拆除装订物，如有缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，必须作出标识，同时将结果报采购人，并根据采购人要求进行修改；对破损、折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保档案数字化质量。

2.2页面修整：对档案整理过程中发现严重破损、字迹褪变无法直接进行扫描的档案和折皱不平影响扫描质量的原件进行记录，报采购人批准并进行相应的处理。

3数据著录要求

3.1根据采购方提供的表单格式进行著录。

需要建立档案目录数据库的质量检查机制，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据进行修改或重录。

例如：建设工程类案卷信息录入，包括档号、全宗号、分类号、年度、案卷号、案卷题名、起止日期、密级、保密期限、件数、总页数、参见号、立卷人、立卷时间、检查人、检查日期、归档日期、补充、库位号、盒数、盒厚度、备注、项目名称、批文（许可证）编号、全国统一编号、发证日期、建设单位、建设位置、面积单位、用地面积、建设规模、用地性质、容积率、绿化面积、所属县市区（乡镇）、地理X坐标、地理Y坐标、坐标串、承办人、归档部门/处室、所属局（分局）。

核实类录入案卷字段包括：档号、全宗号、分类号、年度、保管期限、案卷号、案卷题名、起止日期、密级、保密期限、件数、总页数、参见号、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期、归档日期、补充、库位号、盒数、盒厚度、备注、项目名称、建设单位、建设位置、面积单位、用地面积、用地性质、建设规模、验收合格证编号、发证日期、建设工程规划许可证编号、预审与选址意见书编号、地理X坐标、地理Y坐标、坐标串、承办人、归档部门/处室、所属分局。

4.档案扫描

4.1扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。扫描分辨率以300dpi为宜，采用彩色扫描模式，原图以JPEG格式保存，上传档案管理平台的电子文件要以PDF格式保存。

4.2根据档案幅面的大小（A4、A3等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描，对扫描后的图像图幅大小不允许更改。不可使用其他扫描仪扫描后拼接而成。对不宜拆卷的档案，必须使用不拆卷扫描仪扫描。对纸张状况不好的档案需用平板扫描仪或高拍仪等设备。扫描时必须绝对保证档案载体的安全。

5.图像处理

图像处理原则：经软件处理后的图像，其清晰度应保证100%不低于原件标准，图像打印效果（尺寸大小）保证与原件吻合。

5.1去污及裁边处理

对扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，需对扫描图像进行去污处理。去污处理应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

5.2纠偏及旋转

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

5.3画质调整

根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度及对比度，保证原始扫描图像效果与原件吻合。底色较深的档案应在不影响文字及红章识别的前提下淡化纸张底色。

档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致时，应做到档案原件能辨认的，扫描图像必须可以辨认。

5.4图像修复

有破损、霉斑或遭受人为破坏的档案原件，如果扫描图像影响利用效果，应对图像进行修复，修复以图像不失真、内容清晰完整为原则。对劣质图像的处理主要包括局部减淡、局部加深、红章优化、去折痕等。

6.图像文件的存储与命名

6.1图像文件的存储及命名

每一页档案单独扫描成一个图像文件，用JPEG格式保存，采用四位文件页号命名，位数不足时前面用0补足。原则上A4扫描文件大小每页不超过1MB，A0扫描每页不超过20MB。

7.自检环节

7.1目录自检

供应商以批次为单位，对目录数据库进行自检，主要采用人工校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查，应设置初检和复检岗位，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

7.2图像自检

供应商以批次为单位，主要采用人工校对和软件校对相结合的方式，人工校对要求对图像文件逐页进行检查，对图像方向不正确或偏斜度、清晰度、失真度等不符合图像质量要求的数字化文件，应提出重新处理或重新扫描要求；由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

软件校对主要检测数字化成果的可读性、DPI、留白页、重复页等检查。

8.格式转换及存储命名

8.1格式转换

对经验收合格后的彩色图像（JPEG）换成PDF。单份多页文件需合并成一个PDF文件，然后再转换双层PDF，确保挂接后每个卷内目录一个条目对应一个PDF文件。

8.2存储命名

转换后的PDF文件存储规则按“年份文件夹”→ “案卷级文件夹”形成存储模式。其组织、排序、命名等要求与纸质文件一致。

9.数据挂接

9.1汇总挂接

供应商应以批次为单位，在数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过自检环节确认为“合格”后，借助相关软件实现目录数据对相关联的PDF文件的自动搜索，协助采购方实现批量、快速挂接到档案馆管理平台。所加工的电子档案需保证与宁波自然资源和规划局海曙分局档案管理平台无缝挂接。

9.2挂接检查

供应商逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应PDF文件的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

10.档案还原及归还

档案还原：在数据验收合格后，应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐页逐卷清点，按数量、状况与顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。

如发现在加工过程中出现的丢失、损坏、圈划或涂改等应及时申报，由供应商进行弥补或修复。

采购人对归还的档案案卷进行抽检，档案完好无损、案卷质量达到档案整理要求，档案还原度达到100%方能验收通过，并做好验收、交接记录。

11.数据化成果管理

11.1成果移交

供应商在项目结束后，将备份介质（移动硬盘）及备份登记表单全数移交给采购人，并且确保移交的数字化成果能够按照采购方管理软件的要求进行完整、安全、有效的导入，实现100%的挂接准确率，确保数据的保管和利用效果。

11.2资料移交

供应商应将前期处理登记、扫描登记、质检记录、数据挂接、验收记录等记录台账资料完整移交给采购人，并确保数据的可读性。

11.3数据销毁

供应商在所有工作加工结束离场前应在对采购人的现场监督下，将工作站上的数据全部、彻底删除，并以磁盘格式化、重复写入数据等形式确保数据的不可恢复性。

六、验收要求

数字化加工单位形成档案整理及数字化成果数据并且自检合格后，才能递交采购人审核、验收。

采购人指派质检人员分批对加工方提交的档案整理及数字化成果进行验收，验收标准按本标书对档案整理、数字化成果质量的各项要求执行。如经验收达不到规定要求，供应商提交验收实体和数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。在退回自检期间，采购人将不再提供扫描实体。

七、保密要求

1.供应商须在合同中进行责任约定（保密安全协议另签）；供应商和监督检查单位在工作期间必须遵守任务相关保密制度；

2.档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属采购人，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交；

3.工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。

4.工作人员未经同意，不得私自携带任何可存储设备进入或离开工作现场。

八、其他要求

中标方在合同签订后2日内进场，自行提供项目所需的扫描仪设备、电脑等，至少大图扫描仪1台，高速扫描仪2台，平板扫描仪1台，人员若干。 1周内完成建设审批类约200卷整理及数字化加工纸质档案上架，并提供电子档案利用。

本项目不接受联合体投标竞价。一旦中标，不得转包。

九、竞标人提交的资格、资质要求

（一）浙江省内注册企业。

（二）具有履行合同所必须的设备和专业技术能力，有丰富相关档案加工处理业务经验。

（三）参加本次竞价活动前三年内，在经营活动中没有重大违法违规记录，在参与政府项目活动中没有不良记录。

十、投标资料递交

（一）递交方式：现场送达或邮寄投标。

（二）递交时间：2024年3月18日至2024年3月20日17:00（以递交时间内采购方实际收到资料的时间为准，因投递时间延误造成的影响采购方概不负责）。

（三）递交地点：宁波市自然资源和规划局海曙分局。

（四）递交详单：1．相关资格、资质资料（含营业执照副本、经办人身份证、法人身份证等）加盖供应商单位公章的复印件；2．参与竞价函；3．投标授权书；4．无重大违法记录声明函、无不良信用记录承诺函；5．竞价人基本情况；6．报价单；7．相关服务承诺函和供应商认为需要提供的其他说明和资料。

（五）递交要求：将相关资料密封在同一个密封袋中，在密封袋上标注项目名称并加盖单位公章。

十一、采购结果与合同签订

（一）结果告知时间：由采购方在接收投标资料结束之日起30个工作日内。

（二）确定结果方式：宁波市自然资源和规划局海曙分局组织专人现场拆封密封资料。该项目报价限价28万元，取综合报价最低的投标人为中标供应商，当投标报价相同时取服务更优者为中标供应商。中标结果经公示以及局长办公会议研究同意后确定，宁波市自然资源和规划局海曙分局将在第一时间通知中标供应商并签订合同。

（三）合同签订：在项目实施过程中应保证人员稳定，变更项目负责人和服务人员需业主方同意后方可变更。合作单位应于自成交通知书发出之日起5个工作日内携带相关资格、资质材料原件（若不是法定代表人签订合同，应同时携带委托函）到宁波市自然资源和规划局海曙分局签订采购合同。

十二、验收与付款

宁波市自然资源和规划局海曙分局2023年度库存档案数字化项目合同签订后，依据合同约定，凭合作单位正规发票，采购方支付项目费用。

十三、联系人及联系电话

联系人：毛舜逸，联系电话：0574-87235501，手机：18806716903。

宁波市自然资源和规划局海曙分局

2024年3月18日